I. Uwagi wstępne

Dokonanie takiego przekształcenia stało się możliwe 1 lipca 2011 r. na mocy ustawy z dnia 25 marca 2011 r. o ograniczaniu barier administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców, która znowelizowała Kodeks spółek handlowych (KSH). Dodano §5 do art. 551 KSH oraz rozdział 6 „Przekształcenie przedsiębiorcy w spółkę kapitałową” w tytule IV w dziale III. Jak wskazuje sam tytuł rozdziału, możliwe jest przekształcenie jedynie w spółkę kapitałową (tj. spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółkę akcyjną). Zawsze natomiast można wnieść swoje przedsiębiorstwo aportem do spółki prawa handlowego (zarówno osobowej, jak i kapitałowej).

II. Wykaz czynności, które należy podjąć: 

1. Plan przekształcenia

W pierwszej kolejności należy sporządzić plan przekształcenia w formie aktu notarialnego – plan musi zawierać ustalenie wartości bilansowej majątku przedsiębiorcy przekształcanego na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu. Do planu należy dołączyć: 

a) projekt oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy; 
b) projekt aktu założycielskiego (odpowiednik umowy spółki z o.o./statutu spółki akcyjnej); 
c) wycenę składników majątku (aktywów i pasywów) przedsiębiorcy przekształcanego; 
d) sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia na ww. dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu. 

2. Badanie przez biegłego rewidenta 

Plan przekształcenia należy poddać badaniu przez biegłego rewidenta w zakresie poprawności i rzetelności Jego wyznaczenie (na wniosek przedsiębiorcy), określenie wysokości wynagrodzenia oraz terminu, w jakim ma zostać sporządzona opinia (nie dłuższym niż 2 miesiące), leży w kompetencji sądu rejestrowego właściwego ze względu na miejsce siedziby przedsiębiorcy. Sporządzoną opinię wraz z planem przekształcenia przedsiębiorcy biegły rewident składa przedsiębiorcy i sądowi rejestrowemu. Opinia jest również dołączana do planu przekształcenia.
Ważne: przedsiębiorca ma obowiązek pokryć wynagrodzenie biegłego rewidenta w terminie dwóch tygodni, w przeciwnym razie, zostanie ono ściągnięte w trybie przewidzianym dla egzekucji opłat sądowych.

3. Zawiązanie spółki u notariusza 

Po otrzymaniu od biegłego rewidenta opinii należy w formie aktu notarialnego dokonać następujących czynności: 

a) złożyć oświadczenie o przekształceniu i wskazać w nim:

• typ spółki w jaką zostanie przekształcona dana działalność
• wysokość kapitału zakładowego spółki
• zakres praw przyznanych osobiście przedsiębiorcy, który będzie wspólnikiem/akcjonariuszem - o ile tak przewidziano
• imiona i nazwiska osób zasiadających w zarządzie

b) powołać członków organów spółki; a więc: 

• w przypadku spółki z o.o.:
  • członków Zarządu
  • ewentualnie członków Rady Nadzorczej/komisji rewizyjnej (obowiązkowo tylko w przypadku spełnienia przesłanek z art. 213 §1 KSH)
• w przypadku spółki akcyjnej:
  • członków Zarządu
  • członków Rady Nadzorczej

c) podpisać akt założycielski spółki (odpowiednik umowy/statutu). 

III. Wniosek o wpis do KRS 

Ostatnim krokiem jest złożenie wniosku o wpis spółki do rejestru przedsiębiorców – na odpowiednim formularzu KRS wraz z odpowiednimi załącznikami. Do wniosku o wpis należy dołączyć również odpowiednie dokumenty, takie jak oświadczenie o przekształceniu, umowa najmu, oświadczenie zarządu o wniesieniu wkładów na pokrycie kapitału zakładowego, lista wspólników, czy oświadczenie o wyrażeniu zgody na powołanie do zarządu.

Z chwilą wpisu do rejestru dotychczasowa jednoosobowa działalność staje się spółką kapitałową a osoba, która działalność do tej pory prowadziła staje się wspólnikiem/akcjonariuszem spółki.
Sąd rejestrowy z urzędu niezwłocznie przesyła informację o dokonaniu wpisu do właściwego organu rejestracyjnego CEIDG. Dzięki temu nie trzeba dopełniać żadnych formalności w celu wykreślenia działalności z CEIDG.

IV. Skutki prawne przekształcenia

Nowopowstała spółka pozostaje podmiotem wszystkich praw i obowiązków przekształconego przedsiębiorcy. Odrębnie uregulowana została kwestia zezwoleń, koncesji i ulg, które zostały przyznane przedsiębiorcy. Co do zasady także te uprawnienia przechodzą na spółkę, chyba że ustawa lub decyzja, na podstawie której wydano zezwolenie, koncesję, ulgę stanowi inaczej. Na spółkę nigdy nie przechodzą ulgi podatkowe, wynikające z przepisów podatkowych (art. 5842 §2 KSH). 

Istotny jest również fakt, iż osoba, która do tej pory prowadziła jednoosobową działalność, odpowiada solidarnie ze spółką za zobowiązania związane z dotychczasowo prowadzoną działalnością - w okresie 3 lat od momentu przekształcenia.

W przypadku zmiany firmy (nazwy) spółki, jeśli nie polega ona na prostym dodaniu oznaczenia formy prawnej wskazującej na charakter spółki, firma przekształconej spółki przez co najmniej rok od dnia rejestracji powinna prezentować się następująco:

[nowa firma + (dawniej stara firma) + oznaczenie formy prawnej spółki]

W zakresie obowiązków podatkowych należy zaznaczyć, iż przedsiębiorca przekształcający swoją działalność obowiązany będzie do zapłaty PCC w wysokości 0,5% wartości kapitału zakładowego powstałego w wyniku przekształcenia. Należy też mieć jednak na uwadze, co wskazano wyżej, utratę ulg podatkowych wynikających z przepisów prawa podatkowego.

V. Uwagi dodatkowe

Spółka z o.o. może działać od chwili jej zawiązania u notariusza (nabywać prawa i zaciągać zobowiązania) jako spółka w organizacji, natomiast osobowość prawną uzyskuje z chwilą wpisu do rejestru przedsiębiorców. Do czasu wpisu do rejestru spółka powinna używać dodatkowego oznaczenia „w organizacji”. Nie ma jednak żadnych obowiązków w związku ze zmianą statusu „spółki z o.o. w organizacji” na „spółkę z o.o.” – nie trzeba tej okoliczności zgłaszać ani uaktualniać, ponieważ nabycie osobowości prawnej następuje z mocy prawa z chwilą wpisu do rejestru przedsiębiorców.  

Należy też pamiętać, iż spółka we wszystkich pismach, umowach, czy też na stronie internetowej musi podawać następujące informacje:  firmę, siedzibę i adres, numer KRS i oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja, NIP, wysokość kapitału zakładowego.

Na marginesie należy wskazać, że jeżeli wyżej przedstawiona procedura nie wydaje się Państwu odpowiednia możliwe jest także wniesienia takiego przedsiębiorstwa aportem do już istniejącej spółki z o.o./ akcyjnej czy też inne działania, których skutkiem będzie prowadzenie działalności w formie spółki handlowej (także osobowej). Omówienie ich wykracza jednak poza ramy niniejszego opracowania.

Jeżeli planują Państwo przekształcenie jednoosobowego przedsiębiorcy w jednoosobową spółkę kapitałową lub potrzebują porady związanej z innymi sprawami dotyczącymi przedsiębiorstwa, albo pomocy związanej z bieżącą obsługą Spółki, prosimy o kontakt z Kancelarią. 
 

Pragnę podkreślić, iż informacje zawarte w niniejszym dokumencie są prawdziwe i aktualne w chwili umieszczenia na stronie internetowej, jednak nie stanowią one porady prawnej. Szczegółowej porady mogę udzielić wyłącznie w odpowiedzi na konkretne zapytanie oraz w odniesieniu do określonego stanu faktycznego.