Prowadzenie działalności gospodarczej w formie spółki cywilnej („Spółka”) jest najprostszym narzędziem, po który sięgają przedsiębiorcy. Spisanie umowy Spółki wymaga wyłącznie zwykłej formy pisemnej, a jej funkcjonowanie podlega przepisom kodeksu cywilnego. Często jednak na pewnym etapie prowadzenia działalności forma spółki cywilnej okazuje się niewystarczająca czy też odpowiedzialność wspólników za zobowiązani spółki całym swoim majątkiem przy dynamicznie rozwijającym się biznesie staje się zbyt ryzykowna i przedsiębiorcy są zainteresowani przekształceniem Spółki w jedną ze spółek prawa handlowego (osobową lub kapitałową).

Obecnie obowiązujące przepisy dają możliwość przekształcenia spółki cywilnej w każdą z istniejących typów spółek prawa handlowego. 

Kodeks Spółek Handlowych („k.s.h.”) przewiduje dwa tryby przekształcenia spółki cywilnej w spółkę prawa handlowego w zależności od docelowego rodzaju spółki, która powstanie w wyniku dokonanego przekształcenia. 

1.1 Zmiana umowy

Pierwszym krokiem wspólników powinno być dostosowanie dotychczasowej umowy Spółki do wymogów stawianych przez przepisy regulujące spółkę jawną. Umowa powinna być zawarta na piśmie pod rygorem nieważności, nie ma natomiast obowiązku sporządzania jej w formie aktu notarialnego. Zakres zmian, jakich wspólnicy będą musieli dokonać w umowie, uzależniony jest od dotychczasowego brzmienia umowy Spółki.

Bez wątpienia jednak nowe brzmienie umowy musi zawierać tzw. elementy niezbędne (essentialia negotti) określone w art. 25 k.s.h.:

• firmę i siedzibę spółki,
• określenie wkładów wnoszonych przez każdego wspólnika i ich wartość,
• przedmiot działalności spółki,
• czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.  

Zasadne jest, aby umowa spółki regulowała więcej spraw niż te, które określone są jako elementy niezbędne. Rekomenduję, aby zadbać o dodatkowe zapisy, które mogą okazać się bardzo przydatne w toku prowadzenia działalności w nowej formie. Nie należy bowiem zapominać, że w spółce jawnej, która jest spółką osobową, każdy ze wspólników odpowiada całym swoim majątkiem za zobowiązania spółki i każdy ma prawo reprezentować spółkę, chyba że co innego wynika z umowy spółki. 

Na szczególną uwagę zasługuje w tym miejscu firma spółki. Firma jest oznaczeniem, pod którym działa przedsiębiorca. Spółka cywilna nie posiada w sensie prawnym firmy, jej wspólnicy, będący przedsiębiorcami, działają pod swoimi imionami i nazwiskami. Natomiast firma spółki jawnej powinna zawierać nazwiska lub firmy (nazwy) wszystkich wspólników albo nazwisko, albo firmę (nazwę) jednego albo kilku wspólników oraz dodatkowe oznaczenie „spółka jawna”. W obrocie można się także posługiwać skrótem „sp. j.”

Niezmiernie istotne jest również określenie w nowej umowie spółki wkładów każdego ze wspólników. Ponieważ kwestia wkładów w spółce jawnej jest obszernym zagadnieniem, w tym miejscu warto jedynie zasygnalizować, że umowa spółki jawnej powinna określać wkłady wnoszone przez każdego wspólnika oraz ich wartość. Nie oznacza to jednak, że wkłady do przekształcanej spółki powinny być ponownie wniesione. Przepisy prawa przyjmują zasadę sukcesji uniwersalnej spółki jawnej odnośnie majątku wspólnego wspólników przekształconej spółki, wystarczy więc, aby wspólnicy spółki cywilnej, którzy nie wnieśli do niej wkładu, zobowiązali się w ramach dostosowania przekształconej spółki do wniesienia symbolicznych nawet wkładów. 

1.2 Zgłoszenie do rejestru przedsiębiorców

Prawem i obowiązkiem każdego wspólnika jest zgłoszenie spółki jawnej, powstałej w wyniku przekształcenia spółki cywilnej, do rejestru przedsiębiorców (Krajowego Rejestru Sądowego). W związku z tym wszyscy wspólnicy powinni złożyć do sądu rejestrowego wniosek o rejestrację spółki (wymóg ten spełniony zostaje poprzez podpisanie się pod wnioskiem wszystkich wspólników). Wniosek taki składa się na urzędowych formularzach, które udostępnione są m.in. na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości. Zgłoszenie powinno spełniać takie same wymogi jak zgłoszenie nowej spółki jawnej, a zatem musi obejmować:
a.    firmę, siedzibę i adres spółki,
b.    przedmiot działalności spółki (zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności),
c.    nazwiska i imiona albo firmy (nazwy) wspólników oraz adresy wspólników albo ich adresy do doręczeń,
d.    nazwiska i imiona osób, które są uprawnione do reprezentowania spółki i sposób reprezentacji
oraz zawierać poświadczone notarialnie wzory podpisów wspólników.

1.3  Zgłoszenie do organów

Z uwagi na funkcjonowanie w naszym kraju tzw. „jednego okienka” wraz z wnioskiem o wpis spółki jawnej do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego należy złożyć także: wniosek o nadanie numeru REGON przez Główny Urząd Statystyczny oraz zgłoszenie identyfikacyjne NIP wraz ze wskazaniem właściwego naczelnika urzędu skarbowego pod rygorem zwrotu wniosku rejestracyjnego. Następnie sąd rejestrowy przesyła wniosek i zgłoszenie odpowiednio do właściwego urzędu statystycznego i naczelnika urzędu skarbowego. 

1.4 Moment i skutki przekształcenia

Wpis do rejestru przedsiębiorców ma charakter konstytutywny, co oznacza że spółka jawna powstaje z chwilą wpisu do rejestru przedsiębiorców przez sąd rejestrowy. Na przekształconą spółkę jawną przechodzą wszelkie prawa i obowiązki, które stanowiły dotychczas majątek wspólny wspólników, a w szczególności zezwolenia, koncesje i ulgi, o ile ustawa lub decyzja, na podstawie której wydano zezwolenie, koncesję lub ulgę, nie stanowi inaczej.

Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę jawną pozostaje bez wpływu na stosunki pracownicze – w świetle przepisów prawa handlowego oraz prawa pracy pracodawca pozostaje ten sam, zmienia się jedynie forma prawna wykonywania przez niego działalności. Nie zmienia to jednak faktu, że pracodawca zobowiązany jest poinformować pracowników o przekształceniu.

W przypadku przekształcenia spółki cywilnej w inną spółkę prawa handlowego zastosowanie mają już zupełnie odmienne zasady określone w Kodeksie Spółek Handlowych i samo przekształcenie jest niestety bardziej skomplikowane. W szczególności, przepisy k.s.h. nie regulują tego przekształcenia wprost wskazując jedynie, że odpowiednie zastosowanie mają przepisy o przekształceniu spółki jawnej. Stąd też należy uważnie przeanalizować, które przepisy konkretnie znajdą zastosowanie, a które można pominąć bez uszczerbku dla ważności i skuteczności procesu przekształcenia. 

2.1 Plan przekształcenia

Pierwszym obowiązkowym krokiem jest sporządzenie planu przekształcenia. Plan ten przygotowują wszyscy wspólnicy prowadzący sprawy spółki (art. 557 § 1 k.s.h.) – czyli, zgodnie z art. 865 k.c., wszyscy wspólnicy spółki cywilnej. Zastrzeżoną pod rygorem nieważności formą sporządzenia planu jest forma pisemna. W planie musi znaleźć się ustalenie wartości bilansowej majątku przedsiębiorcy przekształcanego na określony dzień w miesiącu. Poza tym należy oznaczyć wartość udziałów /akcji wspólników w oparciu o sporządzone sprawozdanie finansowe.

Dodatkowo do planu załącza się:

• projekt oświadczenia o przekształceniu,
• projekt umowy lub statutu (w przypadku spółki akcyjnej),
• wycenę składników majątku przedsiębiorcy przekształcanego,
• sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia.

Plan przekształcenia powinien być zbadany przez biegłego rewidenta w zakresie poprawności i rzetelności. Jego wyznaczenie (na wniosek przedsiębiorcy), określenie wysokości wynagrodzenia oraz terminu w jakim ma zostać sporządzona opinia (nie dłuższym niż 2 miesiące) leży w kompetencji sądu rejestrowego, właściwego ze względu na miejsce siedziby przedsiębiorcy. Sporządzoną opinię wraz z planem przekształcenia przedsiębiorcy biegły rewident składa wspólnikom i sądowi rejestrowemu. Opinia jest również dołączana do planu przekształcenia.

Z uwagi na specyfikę spółki cywilnej nie znajdą w procesie przekształcenia zastosowania przepisy przewidujące obowiązek działania spółki (spółka cywilna nie ma osobowości prawnej) - np. poinformowanie wspólników o zamiarze podjęcia uchwały o przekształceniu.

2.2 Uchwała o przekształceniu i oświadczenie o uczestnictwie

Uchwałę o przekształceniu spółki (zgodnie z art. 562 w zw. z art. 551 § 3 k.s.h.) podejmują wspólnicy Spółki. Protokół z tej uchwały powinien być sporządzony przez notariusza. Niezbędne minimum, które powinna zawierać ta uchwała to:

• typ spółki, w jaki Spółka zostaje przekształcona,
• wysokość kapitału zakładowego /wysokość sumy komandytowej/ wartość nominalną akcji - w zależności od rodzaju spółki, 
• wysokość kwoty przeznaczonej na wypłaty dla wspólników nie uczestniczących w spółce przekształconej (o ile tacy są) - nie więcej niż 10% wartości bilansowej majątku Spółki,
• zakres praw przyznanych osobiście wspólnikom uczestniczącym w spółce przekształconej, o ile jest to przewidziane,
• nazwiska i imiona członków Zarządu spółki przekształconej - w przypadku przekształcenia w spółkę kapitałową - albo nazwiska i imiona wspólników prowadzących sprawy spółki i mających reprezentować spółkę przekształconą – w przypadku przekształcenia w spółkę osobową,
• zgodę na brzmienie umowy albo statutu spółki przekształconej.

Najpóźniej w terminie miesiąca od dnia powzięcia uchwały o przekształceniu albo też w dniu powzięcia uchwały, wszyscy wspólnicy powinni złożyć oświadczenie o uczestnictwie w spółce przekształconej. Oświadczenie takie należy złożyć w formie pisemnej (pod rygorem nieważności). Należy przy tym pamiętać, że jeżeli nie wszyscy dotychczasowi wspólnicy chcą zostać wspólnikami spółki przekształconej przysługuje im roszczenie o wypłatę kwoty odpowiadającej wartości jego udziałów.

2.3 Powołanie organów

Ponieważ Spółka nie posiada organów kolejnym obowiązkowym etapem jest powołanie członków organów spółki przekształcanej (w przypadku przekształcenia w spółkę kapitałową lub spółkę partnerską - jeśli powołuje się zarząd) lub określenie wspólników prowadzących sprawy spółki i reprezentujących ją (dotyczy spółek osobowych). Czynność ta może zostać uwzględniona w protokole notarialnym obejmującym uchwałę o przekształceniu.

2.4 Podpisanie umowy lub statutu nowej spółki

Ostatnim etapem merytorycznym jest, odpowiednio, zawarcie umowy lub podpisanie statutu spółki przekształconej. Odpowiedzi na pytania, jakie wymogi stawia ustawodawca w odniesieniu do umowy lub statutu danej spółki należy szukać w odpowiednich przepisach Kodeksu Spółek Handlowych regulujących odpowiednią spółkę. Ich szczegółowe omówienie przekracza ramy niniejszego artykułu.

2.5 Rejestracja spółki i zgłoszenie do organów

Po dokonaniu wszystkich powyższych czynności możliwe jest złożenie wniosku o wpis do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Wniosek ten składają członkowie zarządu lub wspólnicy powołani zgodnie z pkt 2.3. Jednocześnie sąd powinien przesłać z urzędu informację do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), w którym wspólnicy spółki cywilnej figurują jako przedsiębiorcy (art. 552 k.s.h. zdanie drugie stosowany odpowiednio) celem ich wykreślenia. Osoba, która była dotąd wspólnikiem spółki cywilnej staje się z chwilą wpisu wspólnikiem / akcjonariuszem przekształconej spółki. Zasady dotyczące zgłoszenia do organów wskazane w pkt.1.3. niniejszego artykułu znajdą odpowiednie zastosowanie.

2.6 Moment i skutki przekształcenia

Spółka powstaje z chwilą dokonania wpisu do rejestru (wpis do rejestru ma charakter konstytutywny). Na przekształconą spółkę przechodzą wszelkie prawa i obowiązki, które stanowiły dotychczas majątek wspólny wspólników, a w szczególności zezwolenia, koncesje, ulgi o ile ustawa lub decyzja, na podstawie której wydano zezwolenie, koncesję, ulgę, nie stanowi inaczej.
W przypadku zmiany firmy spółki, jeśli nie polega ona na prostym dodaniu oznaczenia formy prawnej wskazującej na charakter spółki, firma przekształconej spółki przez co najmniej rok od dnia rejestracji powinna prezentować się następująco: nowa firma plus oznaczenie formy prawnej (dawniej: stara firma), np. XY sp. kom. (dawniej: XY s.c.).

Jeżeli planują Państwo przekształcenie spółki cywilnej w spółkę handlową lub potrzebują porady związanej z innymi sprawami dotyczącymi przedsiębiorstwa, albo pomocy związanej z bieżącą obsługą spółki, proszę o kontakt.

Pragnę podkreślić, iż informacje zawarte w niniejszym dokumencie są prawdziwe i aktualne w chwili umieszczenia na stronie internetowej, jednak nie stanowią one porady prawnej. Szczegółowej porady mogę udzielić wyłącznie w odpowiedzi na konkretne zapytanie oraz w odniesieniu do określonego stanu faktycznego.